Bosser zen avec l’email, en quelque sorte

J’ai officiellement repris le boulot depuis lundi. Mais il ne s’agit pas seulement de recommencer à travailler. Il s’agit de le faire autrement. 

En clair, j’ai pris la décision de remettre le travail à sa place dans ma vie (une place importante, mais plus toute la place), et de remettre l’ordinateur à la sienne (avec les autres outils, dans la boîte à outils).

Il ne s’agit pas de tout révolutionner. C’est rarement une bonne idée de tout changer d’un coup, et de tout casser. Et puis, j’ai pas la force de tout changer. C’est donc une chose à la fois que je vais changer, et je verrai bien ce que ça donne.

Rassurez-vous, je ne vous annonce pas une série d’articles sur “comment travailler zen” — je n’ai aucun projet d’en écrire une, ou alors je ne suis pas encore au courant 😉 — mais voici quand même un conseil tout bête, le premier changement que j’ai mis en oeuvre depuis lundi, et dont je goûte déjà les effets :

Qu’est-ce qui change par rapport à avant ?

La boîte de réception est vide. Et elle le sera à la fin de chaque journée. Je n’ai pas de screenshots pour comparer, mais pour mon dernier jour de boulot avant l’arrêt, il y avait des centaines, probablement plus de 1000 emails qui s’entassaient dans la boîte de réception. C’était épuisant rien qu’à regarder. 

Pour m’aider à la garder vide :

• J’ai défini quelques filtres qui, en plus de l’excellent filtre antispam de Gmail, me déchargent d’une partie du boulot en triant automatiquement les courriers pour ne laisser dans la inbox que ceux que je dois vraiment lire en priorité. Ce qui m’amène au second point :
• Je m’impose une seule règle, simple : un courrier lu doit être rangé. Il sera archivé, forwardé ou supprimé, selon le cas (l’influence GTD n’est pas très discrète j’imagine ?). Car, comme pourrait dire le proverbe: “loin des yeux, loin du stress”.

C’est moi le boss ! Bon OK, je ne suis pas le boss de la boîte, mais je suis quand même le boss de ma boîte à lettres, et aucun email n’est urgent au point de devoir être lu et répondu dans la minute, ni même dans l’heure. Les personnes susceptibles d’avoir des choses urgentes à me communiquer connaissent mon numéro de téléphone. Je vérifie donc mes emails 4 fois par jour (2 fois le matin et 2 fois l’après-midi). 

C’est un webmail. Rien à installer ou à configurer. D’accord, Mail de Apple est plus beau et doté de plus de fonctions, mais ce n’est pas non plus comme si je voulais passer ma vie dans les emails. Et puis, j’y ai accès depuis n’importe quel appareil connecté au Web qu’il soit sous Mac, Windows ou Linux (ou sur l’iPhone, mais j’évite: voir le point précédent).

Limiter le nombre de comptes mail. J’ai profité des changements au boulot pour supprimer tous mes comptes, sauf un (j’en avais neuf). J’ai malgré tout maintenu une coupure entre mon email personnel et professionnel : ça me permet d’envoyer et recevoir des emails le soir ou le WE, sans risquer de céder à la tentation de lire (et de répondre) aux messages professionnels.

La seule inconnue, pour moi, c’est de savoir si continuerai à utiliser Google ou pas. Leur désir d’être partout, et de tout tenir en main commence sérieusement à me les briser menu menu. Malheureusement, je ne connais rien d’aussi bon que Gmail (des idées ? même payant)

L’effet est immédiat et énorme : au lieu de craindre ma boîte mail, je redécouvre une assistante dévouée à mon service, et non plus l’inverse (moi, à son service). Et, comme je le disais pour commencer, je peux déjà apprécier la différence, en moins d’une semaine :

• Le premier avantage, c’est que je lis les emails quand je suis d’humeur à le faire, et quand je suis disponible. On n’a certainement pas la même vision des choses quand on ouvre la porte pour accueillir un ami ou quand la même porte est défoncée à coup de masse par un commando de flics qui ont quelques questions à nous poser…
• Le second avantage, vu que je les lis quand ça me convient, c’est que je suis plus à même d’y répondre efficacement et sans m’énerver (j’en entends déjà un qui soupire de soulagement 😉 ), en prenant le temps qu’il faut pour et non plus à la hâte, entre deux articles ou deux pages d’un manuscrit. 
• Le dernier avantage (à ce jour) c’est le gain de productivité. Même si j’ai horreur de ce mot, je suis bien obligé de constater que c’est vraiment ça. Je me retrouve avec des plages de deux heures sans aucune interruption (à part le téléphone et Twitter, mais ça aussi je vais y remédier) et surtout sans rien pour me distraire de mon travail. Depuis lundi, j’ai presque multiplié par 1,5 le nombre moyen de pages écrites par jour, en travaillant moins d’heures qu’avant.

C’est bluffant.