Sous Mac OS X, on peut ajouter des mots-clés à n'importe quel type de fichier. Dans le Finder, sélectionnez un fichier et faites Pomme +i pour afficher ses propriétés. Dans le champ commentaires, ajoutez des mots clés:

Ici, dans un fichier "Pages" (le très chouette traitement de texte et de mise en page de Apple). Là, dans un fichier OpenOffice (version NeoOffice, optimisée pour Mac):

ca marche avec tous les types de fichiers. Grâce à Spotlight, il est ensuite très facile de retrouver n'importe quel document simplement en cherchant sur un ou plusieurs mots-clé:

Pour les recherches les plus fréquentes, Spotlight permet même de créer des dossiers intelligents (les critères de recherche sont mémorisés et, en réalité, lorsqu'on clique sur le dossier intelligent : la recherche est automatiquement lancée):

C'est vraiment pratique : souple et puissant. Adieu les questions existentielles du genre "dois-je ranger ce lettre d'un client dans le dossier du client ou dans le dossier "boulot", ou dans le dossier "correspondances" ou ailleurs encore ? Dois-je en placer des copies partout ? Mais alors comment m'assurer que toutes les copies sont mises à jour quand j'en modifie une ? Aaaaarggg !" Etc. Avec les métadonnées, je balise le fichier comme bon me semble (l'idéal serait de créer un lexique et de s'y tenir), pour pouvoir le retrouver quand j'en aurai besoin...là où j'en aurai besoin.

On peut envisager de créer des dossiers de travail provisoires, entièrement basés sur une recherche Spotlight et les mots-clés, qui regroupent tous les documents qui appartiennent à tel ou tel projet, qui concerne tel ou tel client, tel ou tel correspondant, etc. Ca me semble la meilleure solution ! Sauf que ces métadonnées sont très fragiles : si vous copiez les fichiers sur un disque non HFS (au hasard sur un disque NTFS, pour pouvoir y accéder depuis Windows) ou même sur un serveur web, vous perdez les métadonnées: elles s'évaporent. Le fichier Pages, dépouillé de ses métadonnées après copie sur un serveur FTP et recopie sur le disque Mac:

Même problème pour le fichier Openoffice :

Les fichiers eux-même n'y sont pour rien, c'est la façon dont OSX stocke ces "méta-informations" qui n'est pas à la hauteur: ça marche sur Mac, point barre (et je ne sais même pas — pas encore testé — à quel point c'est correctement sauvegardé par les softs de backup).

Quel dommage !

Si l'utilisation des métadonnées (et tout ce que cela implique dans la façon de gérer et de classer nos documents) doit se généraliser, il vaudrait mieux que Apple (et les autres) fassent l'effort de créer un système fiable, quelque chose qui résite à une manipulation aussi banale que copier un fichier sur Internet ou se l'échanger de Mac à Windows. Tant que ça ne sera pas le cas, ça sera juste un jouet — très, tellement! — intéressant... mais pas un outil de travail. Du moins pas pour moi.

Tant qu'à apporter des amélioration, si on pouvait aussi envisager de faciliter l'ajout des métadonnées au moment de la création ou de l'enregistrement du fichier (par exemple dans la fenêtre Enregistrer...), ça ne serait pas plus mal :-)

A noter que si un format de fichier dispose de son propre système de mots-clés (comme le PDF, ODT ou DOC, par exemple), il suffit de passer par le logiciel qui permet de créer ces fichiers — Adobe Acrobat (la version payante uniquement; Aperçu, lui, stocke les mots-clés dans le champ Commentaires du Finder, celui dont je viens de parler, et Acrobat Reader (la version gratuite) ne permet pas, à ma connaissance, d'ajouter des mots-clés dans un PDF), NeoOffice/OpenOffice (ODT) ou MSWord (DOC) — pour y enregistrer des mots clés qui résistent à la copie Mac/Windows et aussi au transfert surun serveur web. Et qui restent indexables par Spotlight, si c'est un format qu'il supporte bien entendu.